中国农业科学院生物技术研究所

档案管理办法

第一章  总则

第一条 为进一步加强我所档案管理工作，提高档案管理水平，使档案更好地为我所科研管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家档案局关于加强中央和国家机关所属机构档案工作的意见》（档办[2011]196号）、《农业部办公厅关于加强部属单位档案工作的通知》（农办服[2011]6号）、《农业部办公厅关于进一步加强部属单位档案工作的意见》（农办服[2012]9号）和中国农业科学院有关规定，结合我所实际情况，制定本办法。

第二条 档案室是统一管理研究所（人事、会计档案除外）所有档案的部门，负责对各类档案进行归集、整理、立卷和归档的业务指导、监督与检查，以及各类档案的保管和提供利用服务等工作。

第三条 分管所领导主管研究所的档案工作；综合办公室为档案管理的职能部门；各处（中心）、研究室负责人为处室归档工作第一负责人，负责本部门的档案工作；各处（中心）、课题组、编辑部、学会、工会等指定一名或数名责任心强、熟悉本处室业务工作的我所正式职工担任兼职档案员，负责本处室文件材料的收集、整理、归档等具体工作，并须在规定的期限内分类归档送所档案室保存。

本所与外单位的联合发文，原稿由主办单位归档，其他联合单位留存复印件。本所领导批阅的文电，需要归档的按领导批示或意见由有关部门归档，综合类来文由综合办公室归档。两个及以上部门共同办理的文件材料，由主办部门归档，协办部门应将文件全部交给主办部门归档，确保归档材料文件的齐全、完整。参加上级机关或其他单位召开的重要会议材料，交所档案室归档。出差、调研活动形成的重要会议材料，由主办部门归档。

第四条 全所集中管理的档案包括：科研档案、文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像图片档案等。其中，人事档案由人事部门负责管理，会计档案由财务部门负责管理，仪器设备档案根据资金来源划归项目档案管理。

第二章   档案的立卷与归档

第五条 各部门处室在每年年初应将上一年度工作中形成的需要归档的文件进行归集、整理分类，于每年六月底前送档案室办理档案移交手续。综合办公室每年的五月份以书面送达形式通知所属各部门催办年度档案移交。

第六条 归档的文件材料必须符合归档要求，凡档案管理人员验收不符合要求的归档材料，档案人员有权退回承办部门或承办人重新整理，直至符合归档要求为止。

第三章  科技档案的管理

第七条 科技档案是在科学研究活动中直接形成的具有保存、查考价值的各种文字、图表等不同形式的科技文件。科技档案工作是科研管理工作的组成部分，要列入科研计划、科研课题程序，科技成果管理工作之中。为保证科技档案的完整、准确、系统、完全和有效利用，按照集中统一管理的原则，科技档案由课题组(或研究室)和业务部门立卷、归档。

第八条 科技档案要实行“四同步”管理：下达科研计划与布置科研文件的归档任务同步；检查计划进度与检查科研文件形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。

第九条 每个科研课题在研究过程中的备个阶段，都应形成相应的科技文件。科研课题的确定、更改、中断、撤销和完成，科研成果的鉴定、奖励等，均须有依据，有数据，有记录，做到有文字、图表、标本等凭证。科技文件的制作要符合档案的规范，文件的载体要有利于长期保存和利用。

第十条 科技文件内容要真实，统一用纸，钢笔书写(田间调查记录可用铅笔)。字迹图像要工整清晰，时间、地点、作者等内容齐全，便于长久保存和利用。

第十一条 科研课题文件的整理，要遵循科研课题文件的形成规律，保持案卷内科研课题文件的系统性、科学性和有机联系，便于档案的保管与利用。一般可按研究课题的准备，实验研究，总结鉴定、验收成果奖励的申报和开发推广应用五个阶段整理。

第十二条 凡属科技活动中形成的、具有保存和查考价值的科技文件，均应按照规定进行整理、立卷，并定期向档案室或档案工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得占为己有。

第十三条 在对科研成果进行鉴定前，要由档案部门对应归档的科技文件进行检查、验收，并在《科学技术研究档案文件表》上鉴字、盖章。凡是档案不完整、不准确、不系统的不能鉴定，不能开新课题，凡是文件材料不齐全、不准确的不予验收。

第十四条 所有科研课题，无论结束或中断，无论试验成功，还是失败，当其完成或告一段落时，都必须把研究工作中所形成的、具有保存和查考价值的科技文件加以整理，对文件材料进行质量检查，对不符合要求的文件材料要做补救工作。

第十五条 科技文件材料的立卷(组卷)。以一个课题、专题或一个项目为单位，将需归档的科技文件材料，组成一个或数个保管单位(卷)。

第十六条 保管单位（卷）组成后，按卷内科技文件排列顺序来编写页码，填写卷内目录，拟定案卷标题，根据科技档案保管期限表和有关保密制度的规定，划分并填写保管期限和密级，装订成册。具体操作程序如下：

（一）卷内文件的排列

根据不同的情况，按不同顺序排列。研究工作文件，按科研程序或重要程度排列；科研管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列；文字材料在前，图样在后。

（二）卷内文件页码的编写

卷内文件页码应使用签字笔编写。单面书写的科技文件材料的页码编写在右下角。双面书写的科技文件材料，正面编写在右下角，背面编写在左下角。

案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

（三）卷内目录的编制

1、顺序号。用阿拉伯数字从1起依次标注。

2、文件材料题名，亦称文件标题。应填写科技文件材料标题的全称。

3、文件编号。应填写文件的文号或图样的图号。

4、责任者。应填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。

5、日期。应填写编制科技文件材料的年、月、日。

6、所在页号。应填写编制科技文件材料起止页码。

（四）案卷封面的编制

1、案卷题名的编写。案卷题名应简明扼要，应能准确揭示卷内科技文件材料的内容，案卷题名的主要内容包括项目的名称；代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

2、立卷单位和单位负责人。应填写案卷内科技文件材料的形成部门或主要责任者。

3、起止时间。应填写案卷内科技文件材料的起止日期。

4、保管期限。应填写其划定的保管期限。

5、密级。依据保密规定填写。

6、档号。填写档案的分类号和案卷的顺序号。

（五）案卷装订的要求

案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠或裁剪为统一幅面。案卷装订时必须取掉金属物，装订好的案卷应做到不压字、不倒页、无破损。

第十七条 案卷装订完毕，应经课题主持人、研究室领导、科研管理处负责人审查签字后，送所档案室归档。

第十八条 立卷部门在归档时须提交案卷目录、卷内目录电子版，档案部门要根据目录进行核对。

第十九条 研究周期在两年以内的课题，任务完成即应将科技文件整理归档。研究周期超过两年的，应分阶段整理归档，也可以一年一归档，办完归档手续后，可再借给课题组使用。

第二十条 协作研究课题，由主持人单位保存一套完整的课题档案，协作单位除保存与自已承担的任务有关的档案正本外，应将复制本送交主持单位保存。

第二十一条 档案管理部门对所接受的科技档案，应本着便于保管、方便利用的精神，建立科技档案数据库。

第二十二条 档案管理部门和档案管理人员，要定期检查科技档案的保管情况，对于破损或变质的档案，要进行修补和复制。

第二十三条 要定期对科技档案进行鉴定。科技档案的鉴定与销毁要由主管科技档案工作的所领导负责，有关专业的科技人员、科技档案管理人员共同组成鉴定小组。鉴定小组要根据科技档案保管期限表，提出续存或销毁意见。需要销毁的科技档案，必须填写销毁清册，经主管所领导审批，报档案管理部门备案，并指定专人监销。

第二十四条 借阅科技档案，要严格执行档案借阅规定。立卷单位只需登记即可借阅；交叉借阅，必须征得立卷单位的同意：外单位借阅，必须持单位介绍信。借阅机密的科技档案，要经主管的所领导批准，借阅人应妥善保管，保守机密，不得拆散和涂改。如需复制和带出档案室，应经档案管理人员同意，归还档案时，双方必须当面核对清楚。

第四章  文书档案的管理

第二十五条 文书档案是我所档案的重要组成部分，是记载研究所创立、建设、改革与发展历史，反映决策与管理工作真实面貌的科学依据，是重要的信息资源和宝贵的精神财富。凡在领导和管理工作中形成的、具有保存和查考价值的文件材料，均属文书档案的范畴。其归档范围主要包括：

l、在党的工作和文明建设中形成的文件材料---党委纪检

2、在人事管理工作中形成的文件材料---人事劳资

3、在行政管理工作中形成的文件材料---综合政务

4、在科研管理工作中形成的文件材料---科研管理

5、在国际合作与交流工作中形成的文件材料---合作与交流

6、在研究生培养与管理工作中形成的文件材料—研究生培养与管理

7、在财务管理工作中形成的文件材料---财务管理

8、在产业开发管理工作中形成的文件材料---产业开发

9、在条件建设工作中形成的文件材料---条件建设

10、在后勤管理等工作中形成的文件材料---后勤综合管理

11、在群众团体活动中形成的文件材料---群众团体

12、在学会和期刊工作中形成的文件材料---学会期刊

第二十六条 凡在管理工作和其它活动中形成并具有保存价值的文件材料，应由兼职档案人员或经办人员进行收集、整理，按二十五条的十二大问题进行分类；各部门负责人和承办人员办理完结的文件材料应及时交所档案室进行整理归档。

第二十七条 归档的文件材料要求齐全。文件排列要条理化、系统化，保持文件材料之间的联系。文件按时间顺序排列。来往文件组成的件，行文和复文、请示与批复必须放在一起，其排列顺序一般应是：主件在前，附件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；转发文在前，被转发文在后；打印件在前，底稿在后。传真、电报、电话记录按其内容与文件合并整理。

会议文件应按下列顺序排列：会议纪要或会议决议与决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议代表名单和典型交流材料，其它材料按时间顺序排列。

第二十八条 年度计划、总结、预决算、统计报表等文件应归入对应的年度；两年以上的总结、报告、报表，应归入所属年份的最后一年；长期规划应归入针对的头一年；跨年度的文件应归入结束的一年；法规性文件应归入公布实施、试行的一年。

第二十九条 所档案室对接收的档案应进行科学分类、加工整理、建立数据库、排列上架，妥善保管，并积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理现代化创造条件。

第三十条 文书档案的保管期限分为永久和定期。定期分为30年和10年。确定保管期限的原则：

（一）永久。凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的，在党、政、科研管理和开发工作中需要长远利用的档案均需永久保管，这主要是本所工作中制成的重要文件，如事业发展计划、规划、组织机构演变、人事任免、决议、决定、各种会议的重要文件、重要的请示报告、统计年报、各种名册、财务决算、上级颁发的属于本所主管业务并需贯彻执行的重要文件，如指示、命令、批复等，各部门报送的重要问题的请示报告等文件材料。

（二）30年。即在相当长的时间内需要查考的档案。主要是：本所工作中形成的、在相当长时间内需要查考的文件材料和上级机关下发的，各部门报送的较重要的文件材料。

（三）10年。即在较短时间内需要查考的文件材料。

第五章  仪器设备档案的管理

第三十一条 仪器设备档案是指本所在工作活动中购置的大中型设备或贵重设备、精密仪器、仪表等，具有保存、查考价值的文件材料。仪器设备档案的归档范围：

l、申请购置仪器设备的请示、批复；

2、调研考察材料；

3、购置合同、协议与外方谈判洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料：

4、仪器设备开箱验收记录：

5、仪器设备合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料 （原文和译文）；

6、仪器设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等：

7、运行记录及重大事故分析处理报告；

8、仪器设备保养和大修计划、记录：

9、仪器设备检查记录及履历表；

10、设备改造记录和总结材料；

11、仪器设备报废鉴定材料、申请、批复和处理结果；

12、技术、质量上的异议的处理结果材料。

第三十二条 仪器设备档案收集工作要与购置设备工作的进程同步。申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第三十三条 归档的文件材料按单机立卷归档。

第三十四条 仪器设备档案的保管期限分为：永久、长朔、短期三种。保管期限依据该设备的使用寿命和使用价值而定，长期保管的仪器设备档案实际保管期限不得短于仪器设备的实际寿命。

第三十五条 对超过保管期限的仪器设备档案必须组织有关专业人员进行鉴定，对于具有继续保存和利用价值的档案，要重新整理归档；对已失去保存价值的档案，应经过有关领导部门审批，并履行登记造册手续后方可处理。

第六章   基建档案管理办法

第三十六条 基本建设项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存、查考价值的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理、竣工等活动中形成的文字材料、图纸等文件材料。基本建设项目档案的归档范围为：

1、项目总体规划图、现状总平面图、房产证、土地证永久保存。

2、供排水线路图、电路布置图（含地下电缆图），燃气管线图、供暖管道图及其他隐蔽工程分布图等永久保存。

3、单项工程的请示、批复，已批准的设计任务书、工程概算、设计图纸、图纸会审纪要及基建工程进行的地质、水文、地震勘测文件永久保存。

4、施工合同、预算、施工记录、施工质量检查记录、隐蔽工程记录、施工中重大事故调查分析及其处理报告、更改通知单、施工技术总结永久保存。

5、竣工验收证明书，验收报苦，建筑、结构、水、电、暖、下水和道路的竣工图，工程预决算，附属工程预算，水电预决算，工程质量鉴定书永久保存。

6、房屋加固、改建、扩建、维修的更改图和有关的文件材料。水、电、下水系统的更改图和竣工图两套永久保存。

7、征用土地报告、批文、协议、拆迁、地界划分，土地借用、互换割让等文件材料永久保存。

第三十七条 基本建设项目的档案收集工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第三十八条 归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第三十九条 对超过保管期限的基本建设项目档案必须组织有关专业人员进行鉴定，对于具有继续保存和利用价值的档案，要重新整理编目；对已失去保存价值的档案，应经过有关领导部门审批，并履行登记造册手续后方可处理。

第四十条 具有密级的基本项目档案应按中国农业科学院档案保密规定进行管理。

第四十一条 基本建设项目档案的保管期分为：永久、长期、短期三种。长期保管的基本建设项目档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第七章   声像照片档案管理

第四十二条 声像档案的收集范围：

（一）反映本所主要业务活动和工作成果的录音、录像永久保存；

（二）上级领导和著名人物来所视察和检查指导工作及参加重大活动的录音、录像永久保存；

（三）本单位领导和科学家等参加重大活动的录像长期保存；

（四）本所领导和科学家等参加重大活动的讲话录音长期保存；

（五）本所重大外事活动的录像长期保存；

（六）记录本所重大事件、自然灾害的录像长期保存。

照片档案是指在农业科学研究、技术开发、科技管理等社会活动申直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案包括胶片照片和数码照片两类，胶片照片档案应包括底片、照片和文字说明三部分。数码照片主要以光盘的形式存档，存档照片必须配文字说明。照片档案的归档范围和保管期限：

（一）反映本所主要业务活动和工作成果的照片档案永久保存：

（二）本所领导和著名人物参加重大活动的照片档案永久保存：

（三）所重大外事活动的照片档案长期保存；

（四）记录本所重大事件、自然灾害的照片档案长期保存。

照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理并编写说明，随立卷部门其他载体的档案同时归档。

第四十三条 声像档案的整理，应以有利于保持声像档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。照片档案的整理，应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。

胶片照片档案的整理方法：

（一）照片要组成案卷，案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。

（二）照片的分类。一般应按年代或事件进行分类，分类要保持前后一致，不能随意变动。

（三）卷内照片要编写顺序号，不得出现重编、漏编及空号现象。

（四）卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写。

第四十四条 录音、录像带、光盘要编制目录，按先后顺序标注每项内容的时间、地点、人物、主要内容。要注明每项内容的播放长度。录像带要附文字说明。照片档案要编写文字说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加以总说明。文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素；要能概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字简洁、语言通顺，一般不超过200字；用阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“.”表示。

第四十五条 声像档案是特殊载体的档案，它的保存与管理要符合国家规定的标准，要注意库房的温度、湿度，要经常通风，要加强防盗、防火、防磁化等安全保卫工作。

第八章   档案的借阅管理

第四十六条 档案借阅应严格执行档案借阅制度。查阅档案要填写借阅登记表和调档清单；查阅机密档案，须经有关部门领导批准（立卷人员不受限制）。部门之间交叉借阅档案时，应征得立卷部门同意方可借阅。外单位借阅档案必须持单位介绍信，并经档案主管领导批准，方可借阅。

借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，复制档案要经档案管理部门同意。

第四十七条 职工调动工作，必须在办理文件归档和归还所借档案手续后，方可调离。档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和坚持此项制度。

第九章   档案的鉴定、销毁和移交管理

第四十八条 档案管理部门要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案管理部门负责，组织有关人员成立鉴定小组对旧档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管所领导批准后方可销毁。

第四十九条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案的遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第五十条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。具体要求如下：

（一）、机构撤销或合并时，其档案应向档案管理部门移交。没有办理完毕的文件材料，应移交新部门继续处理，并作为新部门的档案保存。

（二）、批准恢复和新成立的机构，应从正式行文之日起单独立卷、归档。

（三）、各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关单位或档案管理部门移交。

第五十一条 本办法自印发之日起执行

第五十二条 本办法由综合办公室负责解释。

附件一：

生物技术研究所档案保密规定

第一条 我所档案属于国家秘密，由综合办公室档案室集中统一管理。为了确保我所档案的安全，严防档案泄密事件的发生，有效地保护研究所广大科技人员的知识产权，特制定本规定。

第二条 档案的保密范围包括：文书档案、科学技术档案及其科研管理档案、重要的仪器设备档案、重大基建项目档案等，及反映科技活动的声像和照片档案。

第三条 档案密级划分为绝密、机密、秘密三种，划分密级由立卷单位按有关规定进行。

第四条 凡涉及国家安全和关系国家重大经济利益的档案，一旦泄露使国家遭受严重损害的，为绝密档案；凡设计达到或超过国际科技先进水平的档案，一旦泄露会使国家遭受较大损失的，为机密档案；凡涉及到国内科技先进水平的档案，一旦泄露会使国家或本单位遭受损失的，为秘密档案。

第五条 党政干部、科技人员在各自从事的工作中，对于正在形成的、重要的或可能成为成果的文件应妥善保管，防止丢失和泄密。

第六条 档案部门在接收档案时，对带密级的档案要逐卷逐件核对，库房需配备必要的安全、保密设施。

第七条 档案的借阅，必须严格遵照《中国农业科学院生物技术研究所档案管理办法》第九章规定办理。

第八条 档案人员不得擅自提供、抄录、损毁、丢失、倒卖、伪造档案材料，不得在公共场所谈论档案内容和保管情况。

第九条 定期对档案进行鉴定、销毁，待销毁的档案要登记造册，密件要按件填写清册。销毁档案应指定两人监销。

第十条 档案管理人员要定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时，应当立即采取补救措施并及时报告单位领导。

第十一条 档案管理人员要经常宣传档案保密知识，自觉地维护档案的安全和国家的秘密。

附件二：

生物技术研究所档案借阅制度

第一条 研究所档案只对本所职工开放，外单位一般不予借阅，如有特殊情况，须持单位介绍信经所领导批准方可借阅，但不予借出。

第二条 查阅任何种类的档案，必须填写档案借阅登记表，以便查对。借阅时间一般不超过二个星期（立卷人员不受限制）。

第三条 查阅机密档案须经所领导批准（立卷人员不受此限制）；查阅科研课题档案，须经主持人同意方可借阅。

第四条 借阅的档案不得私自转借、拆散、涂改、遗失或加以标记等，归还时进行清点检查，完好的在登记表上注销，如有问题向所领导请示处理。

附件三：

档案库房管理制度

第一条 根据国家档案管理局、农业部、中国农业科学院有关档案工作的方针、政策、法规及本所科研、管理工作对档案工作的要求，特制定本档案库房管理制度。

第二条 所档案室保管所内除人事和财务档案以外的全部档案，由档案管理人员负责收集、整理、保管和统计，包括科研课题、基建项目、行政文书等档案。第三条  分别建立各类档案数据库，开发利用档案信息，为所各项工作服务，随时注意掌握档案的利用效果。

第四条 档案库房为档案保管要地，非档案管理人员一般不得进入档案室。

第五条 档案库房应符合温湿度要求、排架要求和防虫防鼠要求等。

附件四：

文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

一、文件材料归档范围

    凡研究所在行政管理、科研工作中形成的有保存利用价值，起凭证作用的文件材料属归档范围。包括相关的上级来文、所对外发文、会议资料以及科研管理、课题档案、仪器设备和财务管理等。

二、文书档案保管期限规定

（一）归档时间

1、文书材料办理完毕，经整理后每年六月前移交档案室。

2、科研课题、基建项目在验收后六个月内完成资料整理移交档案室。

 （二）归档要求

    1、归档材料必须齐全、完备，并根据不同特点，按文件时间顺序、重要程度进行排列；

    2、归档材料原始书写材料，文件批阅、材料、卷面、目录等一律用毛笔或者钢笔书写；

    3、归档时办理移交手续，由立卷部门编制《移交清册》。一式两份，并签字。

 （三）档案保管期限

    根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、（国家档案局令第8号发布）结合我所具体情况，特对我所各类档案保管期限规定列表如下：

文书档案保管期限：

1、党委纪检

2、综合政务

3、人事劳资

4、科研管理

5、合作与交流

6、研究生培养与管理

7、财务管理

8、条件建设

9、产业开发

10、后勤综合管理

11、群众组织

12、学会期刊

附件五：科研档案保管期限表

附件六：基建档案保管期限表