| 中国农业科学院生物技术研究所
公文处理办法
第一章 总则
第一条 为确保生物技术研究所公文处理工作规范化、制度化、科学化，切实提高公文处理质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）和《农业部公文处理办法》（农办办〔2012〕63号）和《中国农业科学院公文处理办法》（农科院办〔2013〕6号）文件精神，结合我所实际，制定本办法。
第二条 本办法所称公文是指我所在实施领导、履行职能、处理公务过程中形成及接收的具有特定效力和规范体式的文书。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 综合办公室是我所公文处理的管理机构，负责管理研究所公文处理工作。
第六条 综合办公室指定专职人员负责公文处理工作，专职公文处理人员应当具有较高的政策水平、良好的公文写作能力和强烈的责任心，坚持原则，忠于职守。
第二章 公文种类
第七条 结合工作实际需要，我所常用的公文种类及适用范围如下：
（一）决定。适用于对重要事项或重大行动作出决策和部署、奖惩所内有关人员、变更或者撤销各部门不适当的决定事项。
（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。适用于传达、转发上级机关执行和有关单位公文，传达要求各部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项；发布规章制度，任免人员等。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批示、批准等。
（七）批复。适用于答复各部门的请示事项。
（八）函。适用于与不相隶属机关单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应根据工作需要标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人、会签人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，除纪要、内部请示可以不加盖印章外，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。其中“请示”须在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。我所公文的印发机关为综合办公室。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，坚持少而精，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
第十四条 生物技术研究所可以向中国农业科学院和所属各部门行文。以函的形式向院属单位及相关单位商洽工作、询问和答复问题。
第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示一般只写一个主送机关，如果确实需要同时发送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（三）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文。
第十六条 向所属各部门行文，应当主送受理部门，根据需要抄送相关部门。重要行文应当同时抄送综合办公室。
第十七条 生物技术研究所必要时可以与其他同级单位联合行文。属于生物技术研究所自身职权范围内的工作，不得联合行文。
第十八条 各部门不得以本部门的名义对外正式行文。
第五章 发文类型
第十九条 生物技术研究所制发的公文分为《中国农业科学院生物技术研究所文件》、《中共中国农业科学院生物技术研究所委员会文件》、《中国农业科学院生物技术研究所内部请示》3类。
（一）《中国农业科学院生物技术研究所文件》适用于下列事项：
1.需要向中国农业科学院等上级部门请示、报告的重大事项；
2.发布研究所制定的规章制度、重大措施；
3.制定或调整所中长期规划；
4.重大奖惩决定；
5.向各部门布置业务工作，确定或调整各部门任务、科技平台、机构设置和人员编制等重大事项；
6.向中国农业科学院或有关部门请示或通报有关情况；
7.与有关单位联系、商洽工作，询问、答复有关问题、事项；
8.下达计划、批复项目；
9.与有关单位的联合发文；
10.对各部门请示重大问题进行批复；
11.其他确需以生物技术研究所名义行文的事项。
（二）《中共中国农业科学院生物技术研究所委员会文件》适用于下列事项：
1.需要向中国农业科学院党委请示、报告的重大事项；
2.向各部门布置工作；
3.其他确需以中国农业科学院生物技术研究所委员会名义行文的事项。
（三）《中国农业科学院生物技术研究所内部请示》适用于下列事项：
1.向所领导请求指示或批准；
2.向所领导汇报工作或答复询问。
第六章 公文拟制
第二十条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十一条 公文起草。应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）坚持确有必要。凡国家法律法规已作出明确规定的，一律不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；没有实际内容、可发可不发的文件，一律不发。
（三）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（四）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（五）文种正确，格式规范。
（六）使用非规范化简称时，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。
（八）公文如涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应提出明确的办理时限要求，主动与相关部门协商会签。相关部门应积极配合。经协商不能达成一致意见的，应出具书面意见，报请所领导协调或裁定。
第二十二条 外单位主办的联合发文或会签文，由综合办公室根据公文涉及的内容提交相关部门研究提出会签意见。涉及多个部门职能的，应明确牵头部门。
第二十三条 生物技术研究所公文审核实行分级负责制，各级审核人员必须认真履行岗位责任，严格把关，有效控制发文数量，确保发文质量。
（一）公文主办部门对公文质量负主要责任。在拟制公文的各个环节，主办处室、综合办公室和所领导必须切实承担起审核责任，重点审核：内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；公文结构是否合理，公文主题是否鲜明正确，条理是否清晰；公文语言表述是否准确，文字、标点、单位使用是否规范等。
（二）综合办公室负责对文稿进行审核。重点审核：行文理由是否充分，行文依据是否准确；行文程序是否规范，行文方式是否妥当；涉及所内其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十四条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。签发、会签、审核公文一律使用蓝色或黑色墨水的钢笔、签字笔、毛笔。
（一）上报的重要所发文，经分管所领导审核后，由所主要负责人签发。
遇有紧急公文且所主要负责人不在所内时，可由分管所领导签发。事后应将所发公文报送主要负责人阅知。
（二）其他所发文，一般由分管所领导签发，如涉及事项重大或分管所领导认为有必要，可报所主要负责人签发或审阅。遇有紧急公文且分管所领导不在所内时，主办部门处室请示分管所领导同意，可请其他所领导签发。
（三）生物技术研究所主办的联合发文，本所签发后再送联合发文单位签发。其他单位主办的联合发文或会签文，由分管所领导签发，如涉及事项重大或分管所领导认为有必要，可报所主要负责人签发或审阅。
（四）已经签发的文稿，其他人员不得再作改动，确需改动的，须经签发人同意。
第七章 公文办理
第二十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十六条 收文办理应当做到及时、准确，主次分明，手续完整。
第二十七条 收文由综合办公室统一处理。各部门对直接收到的外单位主送生物技术研究所的收文，应主动及时送综合办公室统一处理。
第二十八条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。综合办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由生物技术研究所办理，是否符合行文规则，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。
1．综合办公室对收文应及时处理。根据收文工作内容，按照所领导分工及时报请分管所领导批示；如果分管所领导不在所内，综合办公室可根据工作紧急程度直接交相关部门办理，相关部门应及时请分管所领导阅知。
2．各部门对批转的公文，应认真审核，对不属于本部门职责范围的，及时退回综合办公室；对属于本部门职责范围的，及时落实承办。由两个以上部门承办的公文，牵头部门应切实负起责任，协办部门应积极配合。
3．公文承办部门应在规定的时限内办理。特急件随时办理，文中没有规定时限的，按下列规定时限办理：中国农业科学院等上级机关来文，一般不超过5个工作日；其他有关单位来文，一般不超过10个工作日。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（七）答复。公文承办部门应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十九条 发文办理主要程序
（一）复核。已经领导签批的公文，印发前综合办公室应对公文的审批手续、内容、文种等进行复核。
（二）登记。综合办公室对复核后的公文进行登记编号，确定分送范围和印制份数。
（三）印制。综合办公室按照要求印制，确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，经承办部门对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，综合办公室加盖印章，承办部门分发。
第三十条 涉密公文应当通过机要交通、机要文件交换站或机要收发人员进行传递。
第三十一条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，由主办部门归档。
第八章 公文管理
第三十二条 各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十三条 涉密公文的处理按照国家和院有关规定执行。
第三十四条 公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行；需要变更的，应当经发文部门批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道由发文机关确定。经批准公开发布的公文，与发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十五条 复制、汇编机密级和秘密级公文，应当符合有关规定并经本部门负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制部门戳记。翻印件应当注明翻印的部门名称、日期、份数。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十六条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十七条 不具备归档和保存价值的公文，经部门负责同志批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第九章 附则
第三十八条 本办法自印发之日起执行。
第三十九条 本办法由综合办公室负责解释。
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